Täby OK är tillsammans med sju andra klubbar en del av 25mannaföreningen, som har haft ett avtal med StOF om att årligen arrangera 25manna. Ansvaret har roterat så att man vart femte år är huvudansvarig för tävlingen och de andra åren hjälper till med ”punktinsatser”. Mitt mellan åren man ansvarar för kavlen är man ansvarig för ”korten” – som TOK är i höst t ex. Att arrangera 25manna har genom åren både krävt stora insatser – men även gett ett ordentligt finansiellt tillskott till klubbkassorna.
Nu vill vi minska den ”toppbelastning” det innebär att vara huvudarrangör bl a genom att bilda nätverk – kompetensgrupper liknande dagens datagrupp – av personer som arbetar mer långsiktigt med en tävling samtidigt som man kompetensöverför mellan de olika åren. Och då behöver vi din hjälp!
Om den nya organisationen
25mannaföreningen sade i vintras upp avtalet med StOF, framför allt för att det blivit för betungande att vara huvudarrangör, och nu pågår ett arbete med att finna nya former för hur 25manna ska arrangeras för att tävlingen ska kunna finnas kvar. De idéer för nya former som presenterades för StOF i måndags innebär kortfattat:
• En tydligare beskrivning av hur arrangemanget ska genomföras (alla delar av tävlingsorganisationen) både för att förenkla för arrangören och för att ge tävlingen en jämn kvalitet för deltagarna.
• 25mannahelgen blir ett samlingsbegrepp med en huvudarrangör, där t ex ”korten” är en del men även andra aktiviteter kan ingå (jfr 10mila och ”Night trail run”).
• Fler föreningar bjuds in till 25mannaföreningen.
• Kompetensgrupper, liknande datagruppen, bildas för fler områden (t ex arenadesign, servering, marknadsföring) både för att öka kunskapsöverföring mellan åren och för att skapa nätverk med ”experter”.
• Tydligare ansvarsfördelning mellan 25mannaföreningen, huvudarrangören och kompetensgrupperna.
För en huvudarrangör (som kan bestå av två till tre klubbar) innebär ett medlemskap i 25mannaföreningen uppskattningsvis:
• 270 funktionärer till 25mannakavlen
• 150 funktionärer till ”korten”
• utöver tävlingshelgen satsa ungefär 3000 timmar
• år då man inte är huvudarrangör stödja kavlen med 30 – 60 personer
• år då man inte är huvudarrangör arrangera minst en nationell tävling
• bidra i fem till tio kompetensgrupper löpande
• ekonomisk ersättning baserad på insats
Om kompetensgrupperna
En viktig del i den nya typen av organisation är kompetensgrupperna. Idag finns väldigt mycket dokumentation på Projektplatsen (det IT-stöd som 25mannaföreningen använder) men kunskapsöverföringen från person till person över åren är liten. Detta gör att man ”uppfinner hjulet” alltför ofta. Därför har det beslutats att införa kompetensgrupper liknande den datagrupp som finns. Tanken är att samla några personer från föreningen som tycker ett område som t ex arenadesign är roligt – och både utveckla de beskrivningar av hur man designar en arena på bästa sätt generellt samtidigt som arrangörer förkommande arrangemang kan få praktisk hjälp med hur just deras arena skall designas för bästa resultat.
En idé är att tre år före ett arrangemang kan man gå med i gruppen, men när det är två år kvar måste man gå med, och sedan stanna ett år efter arrangemanget för att dela med sig av erfarenheter till nya.
Men innan dessa grupper är ”uppe och rullar” behövs några pionjärer. Till nästa möte i arbetsgruppen för 25mannas framtid den 16 mars behöver alla i föreningen ställa upp med fem till åtta namn från sin klubb som vill vara med och arbeta med något av följande:
• Strategisk grupp (kommuner, mark, arena på 5-10 års sikt)
• Tävlingsledning (inkl krishantering, mark/vilt)
• Sjukvård
• Karta, Banor, Kontroller, SI-mtrl (inkl ÖM)
• Start, växel/kartplank, fållor/mål
• Speaker – ljud
• Sekretariat med in/ut/röd/tavla (inkl OLA)
• IT-infrastruktur, samband
• Arenadesign
• Arenabygg, vindskydd, dusch, el, anskaffning, transporter, rivning
• Miljö, renhållning, återvinning
• Servering
• Trafik
• Marknadsföring, Press, Sponsring, Sportförsäljning, VIP, Ceremonier
• Deltagarservice
• Logi
Tycker du att det skulle vara kul/intressant/spännande att vara med och forma detta nya, så kontakta undertecknad. Du behöver inte ha tidigare erfarenhet från tävlingsarrangemang – det viktiga är ett intresse och en vilja!
Vi hörs!
Åsa Bergström
skogsolga@gmail.com
0709 – 512 375